Mit Hilfe des Telefonbuchs können Sie eine Liste von Empfängern anlegen, an die Sie regelmäßig Faxsendungen übermitteln. Dank des Telefonbuchs können Sie die Netzwerkfaxfunktionen des Xerox-Systems nahtlos in Ihre Arbeitsprozesse einbinden.
Empfänger hinzufügen und löschen
Über diese Schaltfläche wird das derzeit geöffnete Telefonbuch
geschlossen.Nach Schließen des Telefonbuchs erscheint das Dialogfenster
zur Faxeinrichtung.
Die Schaltfläche "Öffnen" dient zum Öffnen einer vorhandenen Telefonbuchdatei. Die Telefonbuchdateien können auf der Rechnerfestplatte oder auf einem Laufwerk im Netzwerk vorliegen. Folgende Funktionen sind unter "Telefonbuch öffnen" verfügbar:
Filter - Hier können vollständige oder unvollständige Dateinamen, Dateitypen oder Verzeichnisse angegeben werden. Die Liste der Verzeichnisse und Dateien führt dann die Einträge auf, die den eingegebenen Daten entsprechen.
HINWEIS: Um nur die Dateien anzuzeigen, die die Erweiterung pb aufweisen, ist *.pb einzugeben (pb ist die Standarderweiterung der CentreWare-Telefonbuchdateien).
Verzeichnisse: Es werden die Unterverzeichnisse des aktuellen Arbeitsverzeichnisses auf.
Dateien: Die in dem Verzeichnis markierte(n) Datei(en). Wenn unter "Filter" Daten eingegeben wurden, erscheinen in der Dateienliste nur die Dateien, die dem entsprechenden Auswahlkriterium entsprechen.
Auswahl: Der volle Pfad und Name der Datei, die markiert wurde,
bzw. erstellt werden soll. Klicken Sie auf "OK", wenn die Daten in dem
Auswahlfeld korrekt vorliegen.
Beim Öffnen einer Faxtelefonbuchdatei erscheint der Inhalt des
Telefonbuchs in der Liste rechts im Dialogfenster.
Mit Hilfe der Schaltfläche "Neu" wird eine neue Telefonbuchdatei
angelegt. Geben Sie den Pfad und den Dateinamen unter "Auswahl" ein, und
klicken Sie dann auf "OK". Weitere Hinweise zum Einsatz von Filtern oder anderen
Dialogfensterfunktionen finden Sie unter dem Thema "Telefonbuch öffnen".
Empfänger sind die Personen oder Personengruppen, an die Sie Ihre
Faxsendungen verschicken. Sie müssen zumindest einen Empfänger
(Einzelperson oder Gruppe) angeben, um ein Fax versenden zu können. Weitere
Hinweise siehe "Empfänger hinzufügen.
Wenn Sie Einträge in der Empfängerliste hinzufügen möchten, markieren Sie den Eintrag rechts in der Telefonbuchliste, und klicken Sie auf die Schaltfläche <-. Zum Löschen eines Eintrags aus der Liste markieren Sie diesen links in der Empfängerliste, und klicken Sie auf die Schaltfläche
->. Die Einträge werden aus der Empfängerliste, nicht jedoch aus der Telefonbuchliste entfernt.
Diese Schaltfläche dient dazu, neue Gruppen in den Telefonbuchdateien
anzulegen bzw. zu bearbeiten. Eine Gruppe ist eine Sammlung von Empfängern, die alle unter demselben
Telefonbucheintrag zusammengefaßt sind. Mit Hilfe eines Gruppeneintrags
können Faxdokumente an mehrere Empfänger gleichzeitig geschickt werden,
ohne daß jeder Empfänger einzeln anzugeben ist. Sie geben lediglich an,
daß die Faxübertragung an die gewünschte Gruppe durchzuführen ist. Die
Faxgeräte der einzelnen Gruppenmitglieder werden dann angewählt und die
Faxübertragung wird durchgeführt.
Mit dieser Option können Sie vorgeben, daß das Fax zu einem bestimmten
Zeitpunkt versendet werden soll. Klicken Sie einfach auf das Auswahlfeld
"Sendeverzögerung", und geben Sie im Feld "Senden um" die gewünschte
Übertragungszeit ein. Der Auftrag wird bis zu dem angegebenen Zeitpunkt
gehalten und dann automatisch ohne weitere Bedienermaßnahmen übertragen.
Geben Sie hier die Uhrzeit an, zu der das Fax gesendet werden soll. Diese Option funktioniert im
24-Stunden-Rhythmus, d. h., daß das Dokument im nächsten
24-Stunden-Zyklus gedruckt wird, falls es NACH der definierten Uhrzeit
zum Drucker gesendet wird. Beispiel: Es ist 9.00 Uhr, und
Sie setzen "Senden um" auf 9.01 Uhr. Sie schließen die
Anwendung "DCPR" jedoch erst um 9.02 Uhr. Das Dokument wird in diesem
Fall erst um 9.01 Uhr am nächsten Tag gedruckt.Kommt das Dokument jedoch zu spät am Drucker
an, da es Verzögerungen im Netzwerk oder in der Druckwarteschlange gab,
oder weil die Einstellung der Uhrzeit am Drucker nicht mit der am Computer
übereinstimmt, wird das Dokument umgehend gedruckt.