La rubrica del fax consente di creare e gestire un elenco di contatti per la propria corrispondenza via fax. La rubrica facilita l'integrazione delle capacità fax di rete dei sistemi Xerox con il lavoro di tutti i giorni.
Aggiungere e rimuovere destinatari
Selezionare il pulsante Nascondi rubrica per chiudere la rubrica aperta. Una
volta chiusa la rubrica, viene visualizzata la finestra di dialogo
standard Impostazione fax .
Selezionare il pulsante Mostra rubrica per aprire un file esistente contenente una rubrica fax. La finestra di dialogo Mostra rubrica consente di trovare e aprire i file rubrica archiviati sulle unità di rete o del proprio computer. La finestra di dialogo Mostra rubrica contiene le funzioni seguenti:
Filtro - consente
di inserire nomi e tipi di file, percorsi/directory interi o
parziali in corrispondenza di dove risiedono i file della
rubrica. L'elenco di directory e file riporteranno solamente le voci
che corrispondono al filtro.
NOTA: inserire *.pb per visualizzare soltanto i file che finiscono con l'estensione .pb (.pb è il suffisso di default dei file rubrica CentreWare).
Directory - elenca le sottodirectory disponibili nella directory di lavoro.
File - elenca il/i file contenuti nella directory selezionata. Se si inseriscono dati nel campo Filtro, nell'elenco vengono visualizzati soltanto i file che soddisfano i criteri specificati nel campo Filtro.
Selezione - elenca il percorso e nome completo del file che si è
selezionato o si desidera creare. Fare clic sul pulsante OK quando le
informazioni sul file visualizzate nel campo Selezione soddisfano le
proprie esigenze.
Quando si apre un file rubrica fax, il suo contenuto viene visualizzato
all'interno dell'elenco che appare a destra della finestra di dialogo
Rubrica.
Il pulsante Nuova rubrica consente di creare un nuovo file rubrica. Inserire
il nome ed il percorso del file nel campo Selezione e poi fare clic sul
pulsante OK per creare il file. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei filtri e delle altre
funzioni della finestra di dialogo Nuova rubrica, consultare la voce
Mostra rubrica.
I destinatari sono i singoli o i gruppi ai quali si desidera inviare il
fax. Per inviare un fax, è necessario specificare almeno un destinatario
(singolo o gruppo). Per ulteriori informazioni, consultare la voce
Aggiungere destinatari.
Per aggiungere delle
voci all'elenco di destinatari, selezionare le voci corrispondenti
nell'elenco della rubrica (a destra) e fare clic sul pulsante<-.
Per rimuovere delle voci dall'elenco di destinatari, selezionare le
voci corrispondenti nell'elenco (a sinistra) e fare clic sul
pulsante-. Le voci selezionate vengono rimosse dall'elenco dei
destinatari, ma non dalla rubrica.
Il pulsante Nuovo gruppo consente di creare e modificare i gruppi che
possono essere salvati nei file rubrica. Un Gruppo è una voce di rubrica contenente i nomi di vari destinatari
accomunati da una caratteristica o associazione particolare con
l'operatore. Questa funzione consente di inviare un documento a ciascun
membro del gruppo senza dover specificare individualmente il nome di
ciascun destinatario. In altre parole, l'intero gruppo viene indicato
come destinatario in modo che il software provveda a comporre il numero
di ciascun membro del gruppo per trasmettere il fax.
Questa opzione consente di inviare un fax ad un ora prestabilita. Basta
selezionare la casella Differito ed inserire un'ora nel campo Ora
di invio. Il Document Centre trattiene il lavoro fino all'ora d'invio
indicata e poi lo invia automaticamente senza l'intervento dell'utente.
Specificare l'ora in cui
si desidera inviare il fax differito nel campo Ora di invio. Questa funzione utilizza il
formato orario a 24 ore, in base al quale il documento viene inviato
nelle 24 ore successive se viene inviato alla stampante DOPO l'ora
programmata. Per esempio, se sono le 9:00 del mattino e Ora di invio
è impostata su 9:01 am, ma DCPR viene chiuso solo alle 9:02 am, il
documento viene inviato alle 9:01 am del giorno seguente. Tuttavia, se il documento arriva alla stampante
dopo l'ora programmata a causa di un ritardo dovuto alla rete o alla
coda di stampa (o a impostazioni dell'orologio diverse tra la stampante
e il computer), la stampa viene eseguita immediatamente.