DocuShare - Tipps zum Scannen

Bevor Sie Dokumente in DocuShare einscannen können, muss Ihr WorkCentre-Administrator ein Scanprofil auf einem WorkCentre einrichten. Wenden Sie sich wegen des richtigen Profils an Ihren Administrator. Von ihm erfahren Sie auch, ob ein Kennwort erforderlich ist.

Hinweis: Die Schritte für das Scannen eines Dokuments können je nach verwendetem WorkCentre-Modell unterschiedlich sein.

Scannen von Dokumenten:

1. Legen Sie ein Dokument auf das Vorlagenglas oder in den Vorlageneinzug.
2. Drücken Sie die Betriebsartentaste.
3. Berühren Sie auf dem Touchscreen die Registerkarte Scannen.
4. Wählen Sie die Option In Datei scannen.
5. Wählen Sie das Scanprofil.
6. Wenn für das Profil ein Kennwort benötigt wird, führen Sie folgende Schritte aus:
   • Wählen Sie die Option Zusätzliche Funktionen.
   • Wählen Sie Archivierungssetup.
   • Wählen Sie Anmeldename/Kennwort.
   • Wählen Sie Kennwort.
   • Geben Sie Ihr Kennwort ein, und wählen Sie die Option Speichern.
   • Wählen Sie Speichern.
7. Drücken Sie die Starttaste.

Das Dokument wird gescannt und an die temporäre Sammlung für gescannte Dateien auf Ihrem DocuShare-Server geschickt. Das Dokument wird in dieser Sammlung für einen festgelegten Zeitraum gespeichert. Damit das Dokument nicht irgendwann gelöscht wird, müssen Sie es in eine normale Sammlung verschieben.

Speichern gescannter Dokumente in Sammlungen:

1. Rufen Sie die DocuShare-Homepage auf.
2. Klicken Sie auf Scan-Ablagebereich für WorkCentre.
3. Wenn das Feld Zugangscode angezeigt wird, geben Sie das am WorkCentre zum Scannen des Dokuments eingegebene Kennwort ein. Klicken Sie dann auf Zugangscode eingeben.
4. Suchen Sie das gescannte Dokument.
5. Klicken Sie auf Speichern.
6. Wenn Sie das Dokument drehen möchten, wählen Sie aus dem Menü Bild drehen die gewünschte Gradzahl aus und klicken Sie auf Los.
7. Wählen Sie aus dem Menü Dokumenttyp die gewünschte Option aus, mit der das gescannte Dokument gespeichert werden soll. Das Menü weist abgesehen von Dokument weitere Dateitypen auf, wenn der Administrator auf Ihrer Site benutzerdefinierte Dokumente erstellt hat.
8. Wenn der Administrator eine Standardsammlung angegeben hat, in der gescannte Dokumente gespeichert werden sollen, wird der Titel dieser Sammlung im Feld Ziel angezeigt. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
• Wenn Sie die Standardsammlung verwenden möchten, fahren Sie mit Schritt 13 fort.
• Wenn Sie die Sammlung ändern möchten, klicken Sie auf Auswählen. Die Seite Ziel auswählen wird angezeigt.
9. Wählen Sie im Feld Sortieren nach die Option Titel aus, um die Sammlungen in alphabetischer Reihenfolge anzuzeigen, oder wählen Sie Handle aus, wenn die Sammlungen in numerischer Reihenfolge angezeigt werden sollen.
10. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
• Um bestimmte Sammlungen zu suchen, geben Sie im Feld Suchen ein Wort bzw. mehrere Wörter ein, und klicken Sie auf Los.
• Um alle Sammlungen aufzulisten, klicken Sie auf Alle anzeigen (sofern angezeigt).
• Um Ihre favorisierten Sammlungen anzuzeigen, klicken Sie auf Favoriten anzeigen.
• Um Ihre persönliche Sammlung anzuzeigen, klicken Sie auf Persönliche Sammlung anzeigen.
11. Wählen Sie im Feld Mögliche Pfade die Sammlung, in der das Dokument gespeichert werden soll.
12. Klicken Sie auf Übernehmen.
13. Geben Sie in das Feld Titel einen Titel für das Dokument ein.
14. Geben Sie ggf. weitere Informationen ein.
15. Klicken Sie auf Speichern.

Das Dokument wird in der angegebenen Sammlung gespeichert.