DocuShare - Suchtipps

Mithilfe der DocuShare-Suchfunktionen können Sie einfache Suchvorgänge über die Navigationsleiste durchführen sowie komplexere Suchabfragen erstellen, um das Suchergebnis zu verbessern.

 
Tipps zur allgemeinen Suche

Über die Navigationsleiste können Sie einfache Suchvorgänge schnell durchführen, indem Sie ein oder mehrere durch Leerzeichen getrennte Suchbegriffe eingeben, einen Suchbereich festlegen und dann auf Suchen klicken.

Bei allgemeinen Suchvorgängen helfen die folgenden Tipps, das Suchergebnis zu verbessern:

  • Bei DocuShare-Suchen wird nicht zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden.
    Hinweis: Wenn Sie Begriffe finden möchten, die eine exakte Entsprechung des eingegebenen Suchbegriffs enthalten sollen, stellen Sie dem Suchbegriff eine Tilde (~) voran. Beispiel: ~DocuShare.
  • Verwenden Sie das Sternchen (*), um nach einer beliebigen Anzahl alphanumerischer Zeichen in einem Wort zu suchen, oder das Fragezeichen (?), um nach einem einzigen beliebigen Zeichen zu suchen.
  • Sie können Suchbegriffe mithilfe der logischen Operatoren AND, NOT sowie OR miteinander kombinieren. Geben Sie den Operator in Großbuchstaben ein und stellen Sie ihm statt eines Leerzeichens ein Pluszeichen (+) voran und nach.
    Beispiel: Obst+AND+Gemüse; Obst+AND+Gemüse+NOT+Frischwaren; Obst+OR+Gemüse.
  • Um die Suche zu beschleunigen, ignoriert DocuShare einige häufig vorkommende Wörter (als Stoppwörter bezeichnet), wie zum Beispiel bestimmte Artikel und die Wörter sind, es, bis. Geben Sie keine Suchbegriffe ein, die nur Stoppwörter enthalten.
  • Hinweis: Wenn Ihre Suchbegriffe Zahlen enthalten (z. B. Datumsangaben), sollten Sie die erweiterte Suche verwenden.
 
Tipps zur erweiterten Suche
Auf der Seite Erweiterte Suche legen Sie Suchkriterien anhand von drei Angaben fest:
  1. Operator, wobei folgende Operatoren möglich sind:

    enthält: Findet Objekte, deren Eigenschaftswert oder Inhalt den bzw. die Suchbegriffe enthält.

    enthält nicht: Findet Objekte, deren Eigenschaftswert oder Inhalt den bzw. die Suchbegriffe nicht enthält.

    enthält die Zeichen: Findet Objekte, deren Eigenschaftswert oder Inhalt den bzw. die gesuchten Zeichen enthält.

    enthält nicht die Zeichen: Findet Objekte, deren Eigenschaftswert oder Inhalt den bzw. die gesuchten Zeichen nicht enthält.

    ist gleich: Findet Objekte, deren Eigenschaftswert oder Inhalt mit dem bzw. den Suchbegriffen übereinstimmt. Dies ist nützlich, wenn der Wortlaut des gesuchten Textes bekannt ist.

    ist nicht gleich: Findet Objekte, deren Eigenschaftswert oder Inhalt mit dem bzw. den Suchbegriffen nicht übereinstimmt.

  2. Suchtext: Ein oder mehrere durch Leerzeichen getrennte Wörter. Verwenden Sie das Sternchen (*) als Platzhalter für eine beliebigen Anzahl alphanumerischer Zeichen in einem Wort oder das Fragezeichen (?) als Platzhalter für genau ein Zeichen.
  3. Suchbereich: Das Listenfeld enthält sämtliche verfügbaren Objekteigenschaften, einschließlich von benutzerdefinierten Eigenschaften, Dokumentinhalt sowie Beliebiger Teil (durchsucht alle Eigenschaften und Inhalte).

Beispiele:

Beispiel für enthält: Der Titel des gesuchten Dokuments lautet Reise um die Erde in 80 Tagen. Mit dem Suchkriterium "enthält Reise Erde in Titel" wird das Dokument neben anderen Dokumenten mit den Wörtern Reise Erde im Titel gefunden. Mit dem Suchkriterium "enthält se* um in Titel" wird das Dokument gefunden.

Beispiel für ist gleich: Der Titel des gesuchten Dokuments lautet Reise um die Erde in 80 Tagen. Bei einer Suche nach "ist gleich reise um die erde in 80 tagen in Titel" wird das Dokument gefunden.

 
Verknüpfen von Suchbegriffen

Um das Suchergebnis weiter einzuschränken, erstellen Sie zusätzliche Suchkriterien und verknüpfen Sie diese mit logischen Operatoren.

und: Sucht nach Objekten, die alle angegebenen Suchbegriffe enthalten.

oder: Sucht nach Objekten, die einen der angegebenen Suchbegriffe enthalten.

und nicht: Sucht nach Objekten, die einen der Suchbegriffe enthalten, den anderen aber nicht.

Hinweis: Wenn eine Oder-Suche erstellt wird und das erste Suchkriterium "enthält <Text> in Beliebiger Teil oder Dokumentinhalt" lautet, verwenden Sie den Operator enthält auch im zweiten Suchkriterium.

 
Suchen anhand von Bezugsdatumsangaben

Sie können nach Objekten suchen, indem Sie einen Datumsbereich in Bezug zum aktuellen Tag eingeben. In den Beispielen unten werden Suchverfahren anhand von Bezugsdatumsangaben und deren Ergebnisse gezeigt.

In den Beispielen wird der 25. August als aktuelles Datum verwendet:

Erstellungsdatum ist nach 3 Tage zurück
findet Objekte, die erstellt wurden am: 23., 24., 25., 26., 27., 28., 29., 30., … August

Erstellungsdatum ist nach 3 Tage ab heute
findet Objekte mit dem Datum: 29., 30., … August

Änderungsdatum ist vor oder am 3 Tage zurück
findet Objekte mit dem Datum: …, 20., 21., 22. August

Änderungsdatum ist vor oder am 3 Tage ab heute
findet Objekte mit dem Datum: …, 20., 21., 22., 23., 24., 25., 26., 27., 28. August

Genehmigungsdatum ist am 3 Tage zurück
findet Objekte mit dem Datum: 22. August

Genehmigungsdatum ist am 3 Tage ab heute
findet Objekte mit dem Datum: 28. August

Zum Erstellen eines Suchausdrucks, bei dem das aktuelle Datum als Ausgangs- oder Zielpunkt verwendet wird, klicken Sie auf + Bereich hinzufügen, um einen zweiten Suchbegriff zu definieren mit der Angabe 0 im Tagesfeld.

Beispiel:

Bearbeitungstag ist nach 3 Tage zurück + Bearbeitungsdatum ist vor oder am 0 Tage zurück
findet Objekte mit dem Datum: 23., 24., 25. August

 
Verwenden von nicht-alphanumerischen Zeichen

Um Objekte zu finden, die andere nicht-alphanumerische Zeichen, zum Beispiel Klammern oder Gleichheitszeichen (=) enthalten, verwenden Sie den Operator "ist gleich" und wählen den gewünschten Eigenschaftsnamen aus.

Beispiele:

Zum Suchen nach (650) 123-4567 geben Sie Folgendes ein: ist gleich (650) 123-4567 in (Benutzer) Telefon

 
Suchen von Objekten anhand der Handle-Nummer

Wenn Sie nach einem Objekt anhand seines Handles suchen, z. B. collection-276, können Sie auch das Sternchen verwenden (*76). Allerdings werden dabei unter Umständen mehrere Objekte gefunden.