Med faxtelefonbog kan du oprette og styre en liste over kontakter, som du kommunikerer med via en fax. Telefonbogen gør det nemt at integrere Xerox-systemernes netværksfaxegenskaber i dit daglige arbejde.
Vælg Skjul telefonbog for at lukke den telefonbog, der er åben. Standard
Faxindstilling-dialogen vises, efter telefonbogen er lukket.
Tasten Åbn telefonbog anvendes til at åbne en eksisterende Faxtelefonbog. Med dialogen Åbn telefonbog kan du finde og vælge telefonbogsfiler, der er på en computer eller på netværksdrev. Følgende funktioner findes i dialogen Åbn telefonbog:
Filter - Gør det muligt at indtaste bestemte eller delvise
filnavne, filtyper eller stier/biblioteker, hvor telefonbogsfilerne
ligger. Listerne over biblioteker og filer vil vise emner, der stemmer
overens med de data, der er indtastet i feltet Filter.
BEMÆRK: Indtast *.pb for kun at vise filer med filtypen .pb filtype (.pb er standard filtypen for CentreWares telefonbogsfiler).
Biblioteker - viser en liste over underbiblioteker, der er tilgængelige i arbejdsbiblioteket.
Filer - viser filerne i det valgte bibliotek. Hvis du indtaster data i feltet Filter, vil fillisten kun vise de filer, der stemmer overens med de kriterier, der er angivet i feltet Filter.
Valg - viser den fulde sti og navn for filen, du har valgt eller
oprettet. Klik på tasten OK, når filinformationen i feltet Valg
imødekommer dine krav.
Når du åbner en faxtelefonbogsfil, vises indholdet af telefonbogen i
listen i højre side af telefonbogsdialogen.
Med tasten Ny telefonbog kan du oprette en ny telefonbogsfil. Indtast sti
og filnavn i feltet Valg og klik derefter på tasten OK for at oprette
filen. Se emnet Åbn telefonbog (herover) for ekstra information om
anvendelse af filtre og andre fælles funktioner i dialogen Ny
telefonbog.
Modtagere er individuelle personer eller grupper, hvortil du sender en
fax. Du skal angive mindst en modtager (en person eller en gruppe) for
at kunne sende en fax. Se Tilføj modtagere for flere oplysninger.
Du tilføjer indgange til listen over modtagere ved at vælge indgange fra telefonbogslisten (i højre side), og klikke på tasten <-. Du fjerner indgange fra listen over modtagere ved at vælge indgange fra modtagerlisten (i venstre side), og klikke på tasten ->. Indgangene fjernes fra modtagerlisten, men slettes ikke i telefonbogen.
BEMÆRK:
For at slette indgange i listen Modtagere, skal du vælge en indgang og
trykke på tasten Delete på dit tastatur.
Med tasten Ny gruppe kan du oprette og redigere grupper, der kan gemmes i dine faxtelefonbogsfiler. En gruppe er en telefonbogsindgang, der typisk indeholder flere modtagere, der deler en fælles egenskab eller har et fælles tilhørsforhold til dig. Gruppebetegnelsen betyder, at du kan faxe et dokument til alle medlemmer i gruppen uden at skulle angive hver enkelt modtager. Med andre ord kan du angive gruppen som modtager, og faxsoftwaren udfører arbejdet med at ringe op og overføre faxdokumentet til hver enkelt i gruppen.
Du kan føje modtagere til en gruppe ved at vælge modtagere i telefonbogen (til højre) og klikke på <- tasten. Du kan fjerne indgange i gruppen ved at vælge indgangene i gruppen (til venstre) og dernæst klikke på Slet indgange. Herefter slettes indgangene fra gruppen, men ikke fra selve telefonbogen.
Med denne indstilling kan du sende en fax på et bestemt tidspunkt. Klik
blot på afkrydsningsfeltet Planlagt, og indtast et klokkeslæt i feltet
Afsendelsestidspunkt. Document Centre vil beholde opgaven indtil det
angivne Afsendelsestidspunkt og derefter automatisk sende den uden nogen
form for indblanding fra brugeren.
Anvend feltet Klokkeslæt til at angive tidspunktet, når den udskudte fax
skal afsendes. Der kan vælges et klokkeslæt inden for de næste 24 timer,
hvilket betyder, at dokumentet afsendes i det efterfølgende døgn, hvis
du sender opgaven til printeren EFTER det valgte klokkeslæt. Hvis f.eks.
klokken er 9:00, og det valgte afsendelsestidspunkt er 9:01, og du ikke
lukker DCPR før 9:02, printes dokumentet først næste dag.
I de
tilfælde, hvor dokumentet først når til Document Centre efter det
angivne tidspunkt pga. en lang netværks- eller printkø (eller
forskellige tidsindstillinger på printeren og arbejdsstationen),
udskrives dokumentet med det samme.