Xerox® DocuShare® - Notes de version 7.0


Nouveautés de cette version

  • La nouvelle interface Web inclut des icônes et thèmes de couleur mis à jour, utilise une conception réactive et offre une meilleure navigation du site.
  • Personnalisez les images et le texte qui apparaissent sur la page d'accueil, en utilisant l'interface Web.
  • Chargez facilement des documents en utilisant la méthode glisser-déplacer ; téléchargez un fichier zip de documents sélectionnés.
  • Ajoutez rapidement des objets à vos favoris en utilisant le bouton Ajouter aux favoris, sous Actions.
  • Améliorations apportées aux tableaux d'une collection :
    • Choisir les objets qui apparaissent dans le menu Ajouter
    • Choisir les propriétés des en-têtes de colonnes
    • Trier les objets en utilisant des propriétés personnalisées, en ordre ascendant ou descendant
  • Personnalisez les notifications par courrier électronique.
  • Améliorations apportées à la circulation des documents :
    • Autoriser les destinataires à apporter des modifications aux documents mis en circulation
    • Renvoyer les documents au créateur de la tâche après relecture
    • Définir le document mis en circulation comme version préférée s'il a été approuvé par tous
  • Nouvelles actions de règles de contenu :
    • Ajouter des droits d'accès de groupe
    • Archiver automatiquement le contenu
    • Créer une tâche de circulation
    • Exporter les documents vers DocuShare
    • Supprimer les droits d'accès de groupe
    • Mettre à jour la base de données externe
  • Possibilité de copier des règles de contenu.
  • Interface de gestion des règles de contenu permettant de gérer toutes les règles de contenu du site.
  • Fonction de Recherche rapide pour effectuer des recherches dans les collections et les courriers électroniques.
  • Fonction de Recherche avancée, avec un nouveau champ « Rechercher en utilisant les valeurs du menu » qui permet de sélectionner des termes de recherche dans les menus des propriétés.
  • Tous les utilisateurs possédant les droits d'accès appropriés peuvent afficher les espaces de travail.
  • Nouvelles fonctions relatives aux rapports :
    • Rapport d'objets (disponible auparavant seulement dans le Gestionnaire de cycle de vie)
    • Rapport sur la composition d'un groupe
    • Rapport sur les droits d'accès
  • Améliorations apportées au Gestionnaire de cycle de vie DocuShare :
    • Un groupe intitulé Utilisateurs du gestionnaire de cycle de vie décide qui peut créer des stratégies
    • Créer des stratégies pour chercher d'autres types d'objets
    • Exécuter une stratégie immédiatement, sans tenir compte de la période définie
    • Afficher l'aperçu d'une stratégie pour voir les objets auxquels elle s'applique
    • Envoyer des notifications par courrier électrique aux propriétaires des objets et non aux créateurs des stratégies
  • Nouveau module complémentaire, Connecteur d'application DocuShare Xerox, qui permet d'afficher un lien dans une application. Lorsque vous cliquez sur ce lien, une recherche est effectuée sur le site DocuShare et les résultats sont affichés.

Notes d'installation

  • Le programme d'installation de DocuShare 7 installe Xerox ConnectKey for DocuShare avec une connexion vers une imprimante multifonctions (Windows seulement), les fonctions Print and Email de Xerox DocuShare, ainsi que le Connecteur d'application DocuShare Xerox (il est nécessaire d'acheter ce dernier et de disposer de sa licence pour l'activer). Par ailleurs, vous pouvez sélectionner les ensembles linguistiques à installer en utilisant le programme d'installation DocuShare 7.

Pour en savoir plus sur la configuration de ConnectKey for DocuShare, consultez le Guide d'installation et de configuration Xerox ConnectKey for DocuShare disponible sur le Service d'assistance.


Remarques concernant le serveur Web

  • Lorsque vous créez une passerelle entre le serveur Web Microsoft IIS et DocuShare, vérifiez que les services de rôle IIS suivants sont installés et activés : Scripts et outils de gestion IIS, Extensions ISAPI et Filtres ISAPI. L'outil IIS DocuShare a besoin de ces services.
  • Si vous avez déjà installé la passerelle entre le serveur Web Microsoft IIS et DocuShare, et que vous envisagez d'utiliser le Connecteur de Mobile Client, vous devez désinstaller la version précédente de la passerelle, puis installer la nouvelle version de cette passerelle en utilisant l'outil IIS qui fait partie de DocuShare 7.
  • Si vous utilisez le serveur Web Apache configuré pour HTTPS et que vous obtenez des liens rompus pour les pages d'accueil Recherche rapide, DocuShare classique ou Mon DocuShare, procédez comme suit :
    • Ouvrez le fichier <DSHome>\config\amber.properties.
    • Vérifiez si « http_protocol » est égal à https.
    • Si « http_protocol=https », définissez « http_port » sur le port https que vous avez configuré lors de la configuration du serveur Web Apache (le numéro du port par défaut est 443).

Notes de mise à niveau

Mises à niveau et DocuShare sur les systèmes d'exploitation 32 bits

  • Si vous mettez à niveau vers la version 7.0 une version de DocuShare exécutée sur un système d'exploitation 32 bits, vous devez suivre une procédure de mise à niveau spéciale. Reportez-vous à l'article « How to Upgrade to DocuShare 7.0.1 64-bit from a Previous Version of 32-bit DocuShare » (Comment effectuer une mise à niveau vers DocuShare 7.0 64 bits à partir d'une version précédente 32 bits de DocuShare) dans la base de connaissances DocuShare.

Lancez à nouveau le navigateur et videz le cache après la mise à niveau.

Après être passé à DocuShare 7 depuis une version plus ancienne, fermez et ouvrez à nouveau votre navigateur pour vider le cache et faire en sorte que la nouvelle interface s'affiche correctement.

La réindexation des index de recherche IDOL peut être nécessaire après la mise à niveau

Certains serveurs mis à niveau peuvent présenter un problème d'objets avec des parents multiples qui ne sont pas indexés correctement pour la recherche. Choisissez le moment opportun après la mise à niveau pour exécuter la commande suivante et indexer ces objets :

multipleparents.bat/sh {option}

Options : -h (aide) ; -debug (définit le niveau du journal sur mode de débogage) ; -index (indexe automatiquement les indicateurs affectés. Cette commande ne demande pas si vous souhaitez indexer les objets.)

Remarque : l'indexation peut prendre du temps sur les sites comportant un grand nombre d'objets avec des parents multiples. Vous pouvez aussi exécuter l'utilitaire dsindex avec l'option index_all après la mise à niveau pour indexer les objets avec des parents multiples.

Carte du contenu et bouton Afficher tout

  • Après avoir procédé à la mise à niveau, la Carte du contenu et le bouton Afficher tout sont désactivés et devront être réactivés, si nécessaire. Si vous êtes administrateur, vous pouvez activer les fonctions sur la page Configuration du site dans l'interface d'administration.

Méthode d'attribution de type MIME

  • Lors d'une nouvelle installation de DocuShare 7.0, la méthode d'attribution de type MIME est configurée pour utiliser l'algorithme d'extension de fichier. Lors d'une mise à niveau vers DocuShare 7.0, le paramétrage existant de la méthode d'attribution de type MIME est conservé. Si vous effectuez une mise à niveau vers la version 7.0 et que la méthode d'attribution de type MIME est configurée de manière à utiliser l'algorithme de contenu de fichier, il est fortement recommandé de changer la méthode d'attribution de type MIME pour utiliser l'algorithme d'extension de fichier. Celui-ci consomme en effet moins de ressources système, ce qui permet d'améliorer les performances. Pour modifier le paramétrage de la méthode d'attribution de type MIME, utilisez la page Gestion du site | Types MIME dans l'interface d'administration.

Thèmes

  • DocuShare 7 offre de nouveaux thèmes (ou combinaisons de couleurs) pour le site. Après la mise à niveau, les thèmes de la version précédente ne sont plus disponibles. Si les utilisateurs avaient sélectionné un thème, ils se voient affecter le nouveau thème par défaut de DocuShare 7.

Automatisation des processus Xerox pour DocuShare

Si votre site utilise les e-Formulaires de Xerox DocuShare, vous devez passer à l'Automatisation des processus Xerox pour DocuShare 7.6 avant d'effectuer la mise à niveau vers DocuShare 7. Contractez les Services professionnels de gestion de contenu Xerox ou votre représentant commercial DocuShare pour faire effectuer la mise à niveau vers l'Automatisation de processus Xerox 7.6.


Notes relatives à la configuration système

Windows Internet Explorer en affichage de compatibilité

  • Lorsque vous utilisez Internet Explorer 10 ou 11, n'utilisez pas l'affichage de compatibilité pour DocuShare 7. Consultez le site http://docushare.xerox.com/products/systemreqs pour obtenir toutes les configurations système.

Plates-formes Windows

Mises à niveau et installations DocuShare sur un volume Windows NTFS

  • Lorsque vous effectuez la mise à niveau vers DocuShare 7 et que la version actuelle est installée sur un volume Windows NT File System (NTFS), il est recommandé d'utiliser des lettres minuscules pour définir le nom du répertoire de la racine virtuelle. La racine virtuelle correspond au répertoire de l'application Web DocuShare Tomcat, qui est un composant de l'URL DocuShare. Si vous n'utilisez pas des lettres minuscules, il est possible que DocuShare ne puisse pas redémarrer.

Notes supplémentaires

Modules complémentaires et fonctions DocuShare non pris en charge par cette version

  • Gestionnaire de dossiers Xerox DocuShare
  • Xerox DocuShare Interact. Les pages Interact créées dans une version précédente de DocuShare sont conservées après une mise à niveau.
  • Xerox SMARTsend
  • Numérisation de pages de garde et de conversions PDF sur des plates-formes Solaris
  • TrueMatch, fonction de recherche de documents en double : Si vous effectuez une mise à niveau vers DocuShare 7 et que TrueMatch est activé sur votre site, vous devez nettoyer la file d'événements. Vous pouvez exécuter la commande « diagEvent » display all command (afficher toutes les commandes) pour vérifier si TrueMatch est activé. Si vous constatez que la file CopyFinder possède une file d'événements, exécutez la commande « diagEvent » delete CopyFinder pour supprimer cette file.

Agent de courrier électronique Xerox DocuShare

  • L'agent de courrier électronique Xerox DocuShare ne prend pas en charge les courriers électroniques chiffrés.

Statistiques de la banque de contenu

  • L'en-tête de colonne Dernier répertoire sur la page Statistiques de la banque de contenu (pour les administrateurs) fait référence au dernier répertoire mis à niveau et non au dernier répertoire créé.

Utilisation de plusieurs instances de DocuShare sur le même serveur

  • Si plusieurs instances de DocuShare sont exécutées sur le même serveur, assurez-vous que ces instances sont actives avant d'en installer d'autres.

fixupMimeTypes.sh sur les plates-formes Solaris et Linux

  • Si le numéro de port RMI du site DocuShare possède une valeur différente de la valeur par défaut (1099), ajoutez le paramètre JVM "-Dcom.xerox.docushare.rmi.port=${newRMIPort}" à fixupMimeTypes.sh. Par exemple :

    java -cp ${MY_CLASSPATH} -Dcom.xerox.docushare.rmi.port=11099 -Dcom.xerox.docushare.install=${DOCUSHARE_HOME} -Dverbose=false -Xms256m -Xmx512m com.xerox.docushare.db.util.fixupMimeTypes.fixupMimeTypes "$@"

Problèmes connus

Configuration du rapport d'objets et propriétés personnalisées : Si vous choisissez d'utiliser une propriété personnalisée comme en-tête de colonne et que vous supprimez plus tard cette propriété personnalisée, l'en-tête continuera de s'afficher dans le rapport d'objets. Pour supprimer la propriété personnalisée en tant qu'en-tête de colonne, accédez à la page Configuration du rapport d'objets dans l'interface Admin, cliquez dans la zone Propriétés sélectionnées, puis cliquez sur Appliquer.

Les titres de document contenant des caractères à deux octets sont altérés après la décompression d'un fichier zip. Si vous utilisez la fonction zip et téléchargement avant de décompresser le fichier zip dans Windows 7, les titres des documents qui contiennent des caractères à deux octets sont altérés. Cette version a un problème connu avec le programme de décompression Windows. Consultez l'article Microsoft suivant pour plus d'informations : https://support.microsoft.com/fr-fr/kb/2704299.

Modification d'entrées de blogue Web existantes après une mise à niveau vers DocuShare 7 : Si une entrée de blogue Web contient du texte copié dans Microsoft Word, il est possible que ne pouviez pas la modifier. Si cela se produit, essayez de modifier l'entrée en utilisant Firefox ou copiez-collez le texte dans une nouvelle entrée de blogue..


Corrections apportées dans cette version

Numéro AR Numéro SPAR Description
17682  

Les réponses automatiques à l'agent de courrier électronique et au flux de travail sont envoyées au format de courrier électronique spécifié par l'utilisateur.

29220   Le chargement d'objets personnalisés possédant des noms très longs ne pose plus problème.
30156   Un message d'erreur s'affiche lors de la combinaison incorrecte des termes de recherche à l'aide de l'opérateur logique « or ».
30923   La recherche rapide affiche correctement les courriers électroniques.
31164   Le gestionnaire de flux de travaux supprime correctement les anciens flux en utilisant le format de date spécifié.
31186   L'adresse électronique spécifiée dans le champ Courrier électronique de l'administrateur des abonnements sur la page Abonnements reçoit un courriel lorsque l'adresse électronique d'un destinataire de notification est incorrecte.
31352   La mise en circulation des documents, les règles de contenu et la corbeille personnelle ne sont plus vulnérables aux erreurs de script sur tout le site.
31423 90874 L'esperluette (&) apparaît maintenant dans les titres des objets des tableaux de collection.
31586 91834 L'utilisation des opérateurs « or » et « and » dans les options de recherche simple permet désormais d'obtenir des résultats de recherche corrects.
31875   Les sujets de discussion peuvent maintenant être triés en ordre ascendant ou descendant.
32850 93448 Les pages Ajouter et Modifier une collection s'affichent plus rapidement lorsqu'il y a plus de 100 fiches de circulation enregistrées.
32933   Les éléments de menu sélectionnés sur un eFormulaire apparaissent maintenant sur le formulaire après son stockage dans DocuShare.

Documentation

  • Trait de soulignement et recherches : contrairement aux spécifications du Guide d'utilisation, le trait de soulignement (_) n'est pas un caractère alphanumérique.

Assistance et informations supplémentaires

Cliquez ici pour consulter les dernières mises à jour apportées à ce document. Vous trouverez les toutes dernières informations concernant DocuShare sur le site Web DocuShare.

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